Anonyymit ilmoitukset
Ilmoituskanavan kautta henkilöstönne ja sidosryhmänne saavat mahdollisuuden jättää nimettömiä tai nimellisiä ilmoituksia organisaationne toiminnasta. Ilmoitukset voivat koskea ilmoittajan havaitsemia tai epäilemiä rikkomuksia, epäkohtia tai väärinkäytöksiä.
Keskustelu ilmoittajan kanssa
Ilmoituksen lähettämisen jälkeen käsittelijä ja ilmoittaja voivat keskustella luottamuksellisesti viestitoiminnolla. Ilmoittajalta voidaan pyytää lisätietoa tapahtuneesta ja hänelle voidaan tiedottaa sisäisen tutkinnan tuloksista. Keskustelu voidaan käydä tarvittaessa paljastamatta kummankaan osapuolen henkilöllisyyttä.
Monipuoliset ilmoituslomakevaihtoehdot
Ilmoituslomake voi olla lyhyt tai pitkä organisaationne tarpeiden mukaisesti. Ilmoituskanavassa voi myös olla joko yksi tai useita erilaisia ilmoituslomakkeita. Useaa lomaketta voi käyttää esimerkiksi silloin, jos ilmoituslomakkeilla halutaan kysyä eri asioita tai jos halutaan ohjata ilmoitukset eri henkilöille aihe- tai organisaatiokohtaisesti.
Tietoturva ja tietosuoja keskiössä
Ilmoitusten ehdottoman luottamuksellisuuden varmistamiseksi palvelun tietoturvaan on panostettu niin teknisten tietoturvaratkaisujen avulla kuin ylläpidollisten ja hallinnollisten prosessien tarkalla suunnittelulla. Keskuskauppakamari vastaa kaikista palvelun ylläpitoon, hallinnointiin ja kehitykseen liittyvistä seikoista. Keskuskauppakamari ei koskaan näe jätettyjen ilmoitusten sisältöä eikä kerää yksilöiviä tietoja ilmoittajista.
Sopii kaikenkokoisille organisaatioille
Ominaisuuksiensa ansiosta Ilmoituskanava-palvelu soveltuu kaikenkokoisten organisaatioiden tarpeisiin. Ole yhteydessä ja kysy lisää!
Suunnittele sisäiset prosessit ilmoituskanavaa käyttöönottaessasi
Ilmoituskanava on palvelu, jossa organisaationne voi ottaa vastaa ilmoituksia ja käydä vuoropuhelua ilmoittajan kanssa. Huomioi myös muut ilmoitusten vastaanottamiseen liittyvät vastuunne:
- Nimeä ilmoituskanavan toiminnasta vastaava henkilö tai yksikkö
- Suunnittele organisaatiollenne sopivat ilmoitusten käsittelyprosessit tietosuoja ja tietoturva huomioiden:
- Ketkä organisaatiossanne vastaavat ilmoitusten vastaanottamisesta, käsittelystä ja jatkotoimista?
- Miten varmistetaan ilmoitusten käsittelyn määräaikojen toteutuminen?
- Kuinka usein ja kenelle ilmoituksista raportoidaan?
- Mihin tulleet ilmoitukset arkistoidaan ja mitä tietoa sisällytetään arkistoon?
- Tee tietosuoja-asetuksen edellyttämä vaikutustenarviointi ja laadi ilmoitusten käsittelystä tietosuojaseloste käyttäjiä varten.
- Viesti ilmoituskanavan käyttöönotosta ja huolehdi, että henkilöstösi ja sidosryhmät löytävät ilmoituskanavan. Henkilöstölle kanavasta voi viestiä esimerkiksi intrassa ja muille sidosryhmille verkkosivuilla. Kerro selkeästi, mitä tarkoitusta varten ilmoituskanava on.
Näin otat Ilmoituskanavan käyttöön
- Varaa palvelun esittely tai tutustu ilmoituskanavaan tietoiskussamme.
- Tilaa ilmoituskanava käyttöön olemalla yhteydessä avainasiakaspäällikköömme tai lähettämällä meille viesti yhteydenottolomakkeella.
- Sovimme kanssasi kahden verkkotyöpajan ajankohdat.
Ensimmäisessä työpajassa käymme läpi kanavan ominaisuudet ja kanavakohtaiset asetukset kanssasi.
Toisessa työpajassa esittelemme valmiin kanavan ja koulutamme yrityksesi ilmoitusten käsittelijät ilmoitusten vastaanottamiseen. - Saatte kanavan käyttövalmiiksi haluamassanne aikataulussa.